伝わる説明

芦屋広太の5分で学ぶ「伝わる説明」ワンポイントレッスン
               

システム開発ベンダーB社のシステム開発課に、入社3年目のSE（システムエンジニア）として秋田氏（仮名）が勤務しています。秋田氏は、システム開発課の青山課長に「最近発生したシステムトラブルについて分析し、その結果を説明してほしい」と依頼されました。
 
秋田氏は早速、トラブル原因を調査し、その解決策とともに青山課長に報告しました。

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（わかりにくい説明の例）

•システムトラブルの原因は業務機能設計のミスです。その傾向と対策を説明します。設計ミスの傾向を見ると、業務機能間のデータの相互連携の確認もれ、誤解に関するものが多いようなので、もっと現場のメンバーにちゃんと確認するように言う必要があると考えます。各上長に徹底することが必要です。

 •例えば、ある機能では、機能設計説明書やデータ項目マニュアルなどの文書群に書かれていない機能やデータを前提に設計されていました。調査の結果、過去にシステムトラブルがあったときに、暫定対応として修正し、そのままになっている状態が今も残っており、文書群の整備もれになっていました。その他の事例はよく調べてみないと分からないのですが、全体的には、文書整備ができていないし、設計担当者の確認に甘いところもあると思います。

 •再発防止策としては、文書整備を行い、今後は整備もれを起こさないようにすること、設計時は、再度念押しして確認をするよう、メンバーに徹底する方向で考えたいと思います。

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全体的に主張が曖昧で、何をしていくのかが分からない説明になっています。設計ミスの傾向とはどういうものか、「多いようなので～」、「上長に徹底～」「担当者の認識も甘い」などの曖昧で説得力に乏しい、ダメ説明になっています。

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＜改善のポイント＞
•主張と理由を明確にする。
•数字を使い、具体的にどういう傾向があるのかを説明する。
•原因と結果の因果関係を具体事例（事実）で説明し、納得感を持たせる。

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（わかりやすい説明の例）

1.主張：　
最初に結論を説明します。再発防止策ですが、傾向分析の結果、「設計文書の整備もれ」と「設計者の確認不足」があると判断できるので、これらを強化する具体的対策を実施することにします。

2.理由：　
設計ミスの傾向分析では、過去5年間の設計ミスに関する報告書、および過去2年間のミスの関係者に対する聞き取り調査を実施して、設計ミスの原因を分類しました。

3.原因：　
なお、設計担当者が誤解する大きな原因に、設計用文書の整備が徹底できていないことがあります。また、設計担当者の確認が甘いことも大きな原因です。文書整備もれに起因する誤解は48％、設計担当者の確認もれ、誤解によるものが27％ありました。この2つの原因を合計した75％は、相当高いと判断できます。

http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/COLUMN/20131204/522587/?ST=selfup&P=3　より
 
芦屋広太の5分で学ぶ「伝わる説明」ワンポイントレッスンhttp://itpro.nikkeibp.co.jp/article/COLUMN/20131203/522289/

わかりやすい説明をするためには
http://d.hatena.ne.jp/st43/20131107/1383796731
  
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