わかりやすい説明 ２１

メールでアポイントを取る場合の注意点

 

（わかりにくい説明の一例）

 

ある日、出先で、私の携帯電話が鳴りました。社員からの緊急連絡でした。いつもお世話になっている社会保険労務士の先生が、約束でオフィスに来社されてお待ちとの連絡です。

 

私はあわてて手帳を確認しましたが、ご来社の予定はありません。先生に電話口に出ていただいたところ「社長から訪問日程確認のメールをいただいたので伺いました」とおっしゃいます。一瞬、血の気が引きました。そして、非礼のお詫びをいたしました。

「あっ！」

私は、そのメールのやりとりを思い出しました。そして失敗の原因も思い当たりました。

 

１．先生から日程候補日お尋ねのメールを受信

 　私：「２月３日までに打ち合わせの為にお時間いただける日を教えていただけますでしょうか？」

 　先方：「２月２日または３日では如何でしょうか？」

 

２．私から日程確定のメールを送信

 　私：「２月２日16時でお願いします。どうぞよろしくお願いいたします。」

 

３．先生とのメールのやりとりはそこでおしまい

４．私は、手帳にブッキングをしなかった

 

つまり、アポイントメントが成立したと思った時点が、先生と私とで違っていたため、トラブルになったのです。先生は、私からのメール返信があった時点で「約束成立」だと考え、私は、先生から再確認の「メール」が届いたら「約束成立」だと考えていました。

https://www.nttcom.co.jp/comzine/archive/mail/mail35/index.html　より

 

訪問の日程を巡るトラブルが記載してありますが、どうにも私はこれがよくわかりません。

 

先方（社会保険労務士の先生）が来社したのは何日の何時なのでしょうか。筆者は、「２月２日16時でお願いします」と依頼しています。ここでは「ある日」としか記載してありません。来社の日時が明確でないためにどういうすれ違いだったのか、さっぱりわかりません。

 

筆者は、アポイントが成立したと思った時点が「先生と私とで違っていた」と言っています。しかし、「先生」は何日の何時という認識だったのでしょうか。２日もしくは３日のどちらかを「先生」は希望していたようですが、訪問するのにいつでもいい訳がありません。時間を指定せずに訪問すること自体おかしな話です。

 

筆者は「２月２日16時」でアポイントが成立したと思っていたが、手帳にそのことを記載していなかったといいます。そのためにアポイントを取ったこと自体を忘れていたともいいます。果たして「先生」は、2日の16時よりも早い時間に来社したのでしょうか。それとも翌日になってから来社したのでしょうか。

 

筆者にうっかりミスがあったとしても、訪問する側が日時を明確に設定せずに訪問することの方がはるかに問題でしょう。この文章では、来客をもてなす側（ここでは筆者）が過分な注意義務を負うべきとでも言っているかのように私には思えてなりません。

 

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