メールの返信はすぐしなければいけないか

一様でないメールに対する考え方
  

メールや電話は、対面して話すことのできない相手と意思（情報）のやり取りをする上で極めて便利である。手紙は、投函してから相手に届くのにかなりの時間が掛かるが、メールや電話は、それが使える環境においては一瞬にして目的を達成できる。
  

メールと電話の違いは、メールが文字で伝えるのに対して、電話が音声で伝える点だ。そのために、メールの場合、それ自体が記録として残り、何度でも読み返すことができる。これに対して、電話は、その場限りで終わってしまう。録音していない限り、その会話を後になってから検証できない。
  

メールと電話にはさらに大きな違いがある。時間の共有という点だ。メールで意思（情報）のやり取りをする場合、送信者と受信者は同一の時間を共有していない。送ったメールは瞬時に届くが、受信者がそれをすぐに読むとは限らない。受信者が、携帯の使用が禁じられている空間にいる場合だけでなく、受信者の都合でメールをすぐに読めない場合もある。
   

急いで返事が貰いたいときには電話に限る。相手が電話に出ることができないとしても、メッセージを残すことによって緊急の用件であることを伝えることができる。しかし、電話は、相手の時間を否応なしに奪う。だからこそ、「今、電話していいですか」という配慮が必要だ。
 
電話が相手の時間を奪うことに対してメールは、相手の時間を奪わない。この違いは大きい。メールは、受け取った者の都合のいい時に見ればいいのであって、メールが届いたからといって、すぐそれに応じなければならないものではない。
  
確かに、メールを送った側としては、少しでも早く返信があるに越したことはない。しかし、メールが電話と違うことを考えれば、返信がすぐになかったとしても文句は言えない（ビジネスのシーンではそうではないかもしれないが・・・）。まさに、相手の都合に配慮した通信手段がメールだ。

 

友人とのメールの誤解について

http://oshiete.goo.ne.jp/qa/7279360.html
 
携帯にメールがあった場合、すぐそれに返信しなければいけないのでしょうか。 ...

http://detail.chiebukuro.yahoo.co.jp/qa/question_detail/q11130601666

 

メールの返信が、私ってどうも長文になっちゃうのですが、短文で返してくる人と私...
http://detail.chiebukuro.yahoo.co.jp/qa/question_detail/q1110247111
  

メールの返信って早くしないと嫌がられるんですか？ なんか早くメールの返信来な...

http://detail.chiebukuro.yahoo.co.jp/qa/question_detail/q1181062716

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言うべきことは明確に言わなければ誤解を生む

「以心伝心」はグローバル社会では通用しない
            

私たち日本人は特に「言わなくても伝わる」以心伝心を美徳としています。
情報の少なかった時代はそれでも心を伝えやすかったと思いますが、
情報があふれて溢れて、シャットダウンしようとしても情報が入ってくる現代では
「言わなくても伝わる」という場面が少なくなっているように思います。
特にメールやSNSを介すると誤解も生じやすい。
あなたも経験ありませんか？
「これで相手は分かるだろう」と安心しないで、
言葉と心を尽くして人と接することがますます大切だな、と感じています。
身近な人は特にですね。
あなたは周りの人たちとしっかり会話していますか？

http://ohyen.com/?p=556　より
 
「言わなくてもそのくらいわかるだろう」と言う人がいる。しかし、それは身勝手な思い込みというものだ。人は往々にして自分の思い込みで話し、自分の都合のいいように人の話を聞く。
 
説明が不十分であれば聞き手がそれを理解するのは骨が折れる。説明に言葉足らずなところがあれば伝わらないのは当たり前。 「わかるはず」という思い込みがあることからコミュニケーションの不全が生じる。お互いが違った生活環境にあればあるほど、その考えを他人に理解して貰うにはそれなりの説明が必要となる。
 
コミュニケーションについてあるブログに、「話の腰を折ってはいけない。話すタイミングをじっくり待つことが肝要」とあった。そして、「独り善がりの話し方をしていないかどうか」「言葉を無神経に使用していないかどうか」に配慮が必要とあった。まさにその通りだ。
 
数あるビジネス書の中にも何を言っているのかわからない記述のあるものも少なくない。読者がそれを理解できないのは、著者の思い上がりに一因がある。わかりにくい記述があるということは、読者の知的レベルという問題もあるが、粗製乱造という背景もあることは否めない。
 
コミュニケーションの基本
http://www.src-j.com/books/pdf/171_pt.pdf
　 
「人を動かす 説得コミュニケーションの原則」
http://diamond.jp/category/s-persuasion_communication
　 
コミュニケーションは「相手にどう伝わったか」がすべて

http://bizmakoto.jp/bizid/articles/1302/06/news007_2.html

    
写真　↓　http://ohyen.com/?p=556
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メールの誤送信に要注意！！

送信先を間違えるという大失態

取材メモ誤送信、記者を退職処分＝報道１３社にメール?読売新聞西部本社 　
時事通信8月14日（火）11時16分
    
取材内容を記載したメールを他社の記者に誤って送信し、取材情報を流出させたとして、読売新聞西部本社（福岡市）は１４日、同社社会部の後藤将洋記者（３３）を諭旨退職処分にすることを明らかにした。
        
また、この問題などに適切な対応を取らなかったとして、井川隆明編集局長（５８）を更迭、井川聡社会部長（５３）を降格などとする。
        
同社によると、後藤記者は７月２０日、福岡県警の警察官による贈収賄事件に関する取材内容を記載したメールを、福岡司法記者会加盟の報道機関１３社の記者に誤送信した。
        
上司や同僚に送るつもりで一度に複数の相手に送信する操作を行ったが、送信先を間違えたという。取材相手の名前は記載されていなかったが、同社は「取材源の特定につながりかねない情報が含まれ、取材関係者を窮地に追い込み多大な苦痛を与えたことを重視した」としている。

2012/08/14(火)

http://matometanews.com/archives/1564330.html　より
        
業務データを外部に持ち出して置き忘れたり、間違った送信先にメールを送るといううっかりミスがよく報道される。報道されるのはあくまでも一部であって、報道されないミスはかなりあるはずだ。他社に知られてはならない情報をうっかりミスで漏らすことになると、それが業務に与える影響は大きく、懲戒処分となるのは避けられない。
       
メールの誤送信は職場だけでなく家庭生活の中でもよく起こり得る。
        
あるテレビ番組で、妻に送るはずのメールを娘に送ったという会社員の事例を話題にしていた。そのメールは、夜の営みについて妻の都合を問うものだった。それを受け取った娘の心境は複雑だっただろう。果たして、微笑ましいと思ったか、いやらしいと思ったか・・・・・・。父親のメールを間違って受け取った娘はそのメールをその後どうしたか……。
       
次のような例もある。
        
ＡとＢは日常的にメールを交換する関係であった。ある時、些細なことで意見が対立した。そこでＡは、自分の主張を正当化するためにＣにメールを送った。それは、Ｂを欺くためにＣに協力を依頼するものだった。しかし、Ｃに送るはずのメールを何と！！送ってはならないはずのＢに送ってしまった。しかも、Ａはそのミスにすぐには気付かなかった。
        
そのメールを受け取ったＢは驚いた。Ａからメールが来ることは日常的なことなのでそのこと自体に問題はなかったが、そのメールは送信先を間違っていた。極秘情報であるべきことを迂闊にも最も知られてはならないＢに知られた訳である。これは、戦時中ならば即刻死刑に相当する重大なミスである。
        
自分を欺くためにＡが細工をしようとしたことを知ったＢは、呆れ果てて何も言えなかった。そうしたところ、Ａから言い訳のメールが届いた。それは、しどろもどろの言い訳であった。（以下省略）
       
メールの誤送信対策 - メールの本文を解析してある程度の誤送信かどうかを判断する方法       http://blog.livedoor.jp/tani_masaru/archives/51375240.html
        
改めてメールの基本について考えよう：ＰＣ５４６　

http://blogs.yahoo.co.jp/tadhayase/62598411.html

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メールのマナーとしての件名の表示

件名のないメールは読み飛ばされてもやむなし

 

知人から同じ件名のメールが届きました。それは、私が送ったメールに対しての返信でしたが、その件名は私が送ったメールの件名に「Ｒｅ：」を表示したものでした。件名が同じではその内容を判別できません。後になって読み直す時に極めて不都合です。

 

「Ｒｅ：」の表示は、どのメールに対する返信であるかを意味します。ですので別の要件でメールしているのに前回と同じ件名で返信するというのは、それを受け取る側としては極めて困惑します。同じ用件でメールのやり取りを繰り返した場合には、「Ｒｅ：」が連続して使われることにもなります。そういう場合には件名を工夫する必要があります。

 

メールの件名を省略する人もいます。これもそれを受け取る側にとっては迷惑な限りです。たくさんのメールを受け取る人はメールの件名で読むメールの順位を決定します。どんなメールかわからないものは読まれないままに削除される可能性もあります。

 

読んで貰いたいのなら読んで貰えるための配慮が必要であることは言うまでもないことです。そのことがわかっていない人がいるというのは憂うべきことです（教育の欠如？）。

 

以下、

メールは件名が命であり、よい件名には３つの条件がある！

http://d.hatena.ne.jp/kokorosha/20100413/　

より（抜粋）

 

メールを全部読んでくれる人はあんまりいません。読んでいないことを非難できたり、読まなかった責任を問える相手ならいいですが、そうでない場合は、こちらが努力をして、読み飛ばされないようにしなくてはなりません。

 

読んでもらえるかどうかの分かれ道がメールの題名。どんなにメールの中身が巧みに書かれていたとしても、件名が的を得ていなかったら、場合によってはクリックしてくれない危険性もあるのです。（それはブログやmixiのタイトルも同じですよね。タイトルが『えーっと…』になっている日記を誰が読むのかと……）

 

（１）件名で「読んだ人が何をすればよいかがわかる」ようにする

（２）「読みたい」と思える件名にする

（３）全貌がわかる件名にする

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手紙で伝える「ありがとう」

Love Letter Project 書のワークショップ

〜心撼（うご）かすラブレター〜

   

先月22日、ＮＨＫの「ニュースウオッチ９」で感謝の気持ちを手紙にしたためて伝えることの意義を取り上げていましたが、これは書家の紫舟（シシュー）さんが開いたプロジェクトを取材したものでした。 ⇒ 「ありがとう」という一言の大切さ

 

「ありがとう」言う方は何気なくても言われた方はうれしい。「ありがとう」これをもっと素直に言い合おう。（松下幸之助）

http://meigen.shiawasehp.net/m/k-matushita15.html

 

以下、

多くの人からもらった愛を、次の誰かに届けよう！

http://www.standard-works.com/LLP/　より

 

 

ラブレタープロジェクト実行委員会よりお知らせ

13.10.22　 おかげさまでLove Letter Project '13 〜心撼（うご）かすラブレター〜 は

13.10.22　 盛況のうちに終了致しました。沢山のお客様のご来場、誠にありがとうございました。

13.10.22　 開催の様子などは後日アップ致しますので、そちらもお楽しみに！

 

紫舟（シシュー）さんのプロフィー

書家。六歳より書をはじめる。奈良で三年間研鑽を積んだのち東京へ。書を用い、文字にイメージ・表情・感情を加え、情報としての文字に意志を吹き込む。日本の書を、世界に通用する「意志を表現する」手段として世界を舞台に活躍。 代表作、NHK大河ドラマ「龍馬伝」・美術番組「美の壺」題字、日本政府「JAPAN」「APEC JAPAN」、伊勢神宮式年遷宮「祝御遷宮」等。海外ではスイス「ダボス会議」、ノーベル賞関連授賞式作品展示、エジプト「日本アラブ国際会議」招待公演、パリコレクション作品展示等多数。受賞歴は「手島右卿賞」、「G1サミット新世代リーダーアワード賞」、チームラボとの作品にて、フランスLaval Virtual「設計芸術文化賞」等。現在AERAにて毎週好評連載中。

http://www.standard-works.com/LLP/LLP13p.html　より

 

手紙の効用

http://www.treasure-tom.com/letter.htm 

 

「手紙について」

http://www.asanoshiro.org/genko/nenkinjidai/13.htm

 

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「ありがとう」という一言の大切さ

言葉で伝えることに意味がある

 

先月22日、ＮＨＫの「ニュースウオッチ９」で感謝の気持ちを手紙にしたためて伝えることの意義を取り上げていました。

 

共働きの嘉門佳顕さん（33歳）夫婦に二人目の子供が生まれました。佳顕さんは、仕事が忙しくて家事や育児はすべて奥さんのみどりさんに任せていました。みどりさんは一年半の産休を取りました。その産休が終わって仕事に復帰した時、佳顕さんはみどりさんに手紙で感謝の気持ちを伝えました。

 

子供が増えて育児が大変なのに今まで気づかずにごめんなさい。普段どうして素直に感謝の気持ちを言えないのでしょう。僕はあなたにできることは、なるべく手伝って負担をへらすこと。そして、将来結婚してよかったと思って貰えるようにふんばることかと思います。頑固でごめんなさい。今日は言えました。毎日ありがとう。今日もお疲れ様。旦那より。

 

何年長く連れ合っていたとしても感謝の気持ちは言葉で伝える必要があります。「言わなくてもわかっているはず」は通用しません。

 

恋愛中であっても結婚してからでも相手に感謝する気持ちは大切です。

感謝の言葉として一番なのが「ありがとう」です。

どんな些細なことであっても「ありがとう」の一言は貰った側として嬉しいものです。

それを「言わなくてもわかるはず」というのは傲慢というものです。言葉を大切に使いたいと思います。

★言葉は、大切な、贈り物　より

 

“ ありがとう ” を感じた時、素直に伝えられていますか？

http://note.chiebukuro.yahoo.co.jp/detail/n4863

 

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電話とメールの違い

相手の都合に合わせたコミュニケーションの手段がメール

電話というのは、相手の仕事や生活にリアルタイムで「割り込む」ので、相手に対して高い認知コストを要求するものだ。メールより電話のほうが話が早い場合はもちろんたくさんあるが、その効率は、高い認知コストの上に成立している。

 

「メールで電話のアポを取れ」とまでは言わないが、電話をするときは、相手の仕事や生活にリアルタイムで割り込み、高い認知コストを要求しているのだという理解が、常識になってほしいとは思う。

 

電話とメールの違いは、ITの用語で言えば、「同期」か「非同期」かの通信方式の違いだ。「同期」型の通信というのは、「他のすべてのタスク（仕事）をストップして、いますぐこの通信だけに集中せよ。そして、この通信が終わるまで、他のことは一切するな」というものである。これは緊急時などにはいいが、日常的に用いるには、あまりにもコストが高い方式だ。通常は、「都合のいいときに返事してね」というふうに、応答するタイミングを相手にゆだねる「非同期」型の通信のほうがいい。

 

営業などの場合は、電話や訪問というリアルタイム系の通信、「同期」型の通信が、いわば仕事の中心である。いつも電話に対してスタンバイしていることがあたりまえなので、他の人もそうだろうと思い込みやすいのかもしれない。

 

電話とメールの違いは、「同期」か「非同期」かの違い　より

「電話するならまず先にメールでアポを取るべき」という主張があるとは知らなかった。アポを取ってから電話しなければいけないとなると、メールしても相手がそれを見ないことにはいつまで経ってもアポは取れない。

   

メールは、電話と違って送る時間を気にしなくていい。受け取る側が何していようとも（寝ていようが、商談中であろうが）、メールを見る（読む）のは受け取る側の都合に左右される。しかし電話は、相手の都合を配慮することなくその自由を奪う。急いで連絡する必要がある時、あるいはすぐに返事が必要な時には電話に頼らざるを得ないが、そうでない場合ならメールに限る。

メールのメリットの最大のものは記録として残るということにある。電話だと聞き間違えたり言い間違えたりしてもそれを後になって検証できないが、メールの場合は双方でそれを確認できる。しかも、何度でも読み返すことによってより良く理解することもできる（電話ではその場限りで終わってしまう）。

電話とメールの違いは、「同期」か「非同期」かの違い

http://mojix.org/2010/09/24/denwa-mail

 

電話応対とメールの違い

http://denwa-dekiru.com/mailvstelephone.html

 

「電話」と「メール」の通信の違い

http://jmjp.jp/blog/2009/10/post_667.html

 

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相手を思いやることがコミュニケーションの第一歩

メールのメリットとデメリット

 

メールというのは、非常に難しいツールです。顔の表情、声のトーンが伝わらないうえ、ビジネスでは、絵文字や顔文字の制限などもされます。相手によってルールも感じ方も違うので、相手の感情などが読み辛い。便利な反面、非常にデリケートなコミュニケーションツールといえるでしょう。

 

■ここで、質問です。

 

▼Ａさん　「ども～こんにちは～♪今度○○でお食事でもどうですか？」

▼Ｂさん　「こんにちは。残念ですがその日は厳しいです。申し訳ありません。」

▼Ａさん　「あ☆そうですか～♪また今度いきましょうね＾0＾」

 

分かりやすく違和感を出すため、少々極端にしましたが、こんな、やり取りをしていませんか？

 

■このやりとりの何がマズイかというと、両者の温度が明らかに違いますよね。

 

この場合、Ａさんはメールを送信した最初の一回目のメールは仕方ないにしても二回目の返信の時には、☆マークや♪マークは消すべきでしょう。

 

http://ameblo.jp/kiriuhiroki5211/entry-11633136989.html　より

 

メールは、電話と違って送る時間を気にしなくていい。受け取る側が何していようとも（寝ていようが、商談中であろうが）、メールを見る（読む）のは受け取る側の都合に委ねられるためにメールの返事がすぐに来ないからといって文句を言うのは筋違いである。急いで返事が必要なときは電話という手段がある。

 

電話は、対面して行う会話と同様に瞬時の反応が得られる。メールも用件を瞬時に伝えることはできるが、その反応はある程度の時間をおいて得られる。それは、そもそも手紙がそうであったのと変わらない。しかし手紙は、情報の伝達や意志の確認にははるかに多大な時間がかかる。

 

携帯電話が普及した現代においてメールは、会話と同じような感覚で使われるようになっている。そのため、短い語句を並べているだけで文章の体裁をなしていないメールも少なくない。指先だけの操作で簡単に漢字変換できるために漢字を書く能力は確実に衰える。それと同様に、文章を作成する能力も確実に衰える。

 

自分の感情を短い言葉で表現できても、考えを文章として論理的に表現できない者は、他人の書いた文章を理解する能力も劣る。情報の取得や発信に便利なツールが発達したことは喜ばしいことではあるが、マイナスの面を持つことを十分理解した上でそれを使う必要がある。

 

人脈研究家　桐生宏樹のブログ

http://ameblo.jp/kiriuhiroki5211/ 

 

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便利な社会の落とし穴

コミュニケーション・ツールの罠

  

以下、

校長メッセージblog好文木 http://www.koubun.ed.jp/blog/blog_487.html　より

（読みやすくするために一部改行しました） 

 

森元首相が「イット」と呼んで失笑を買った時から10数年が過ぎ、IT（アイティ）即ち、Information Technology（情報技術）は益々進化し、ケイタイはスマホ時代、TwitterやFacebook、Lineなど次々に便利なコミュニケーション・ツールが現れ、電子黒板やiPadを授業に使う学校も出てきました。

 

既にアメリカでは教科書がなく、全てパソコンの中に収納され、一人一台のパソコンで授業を行っている学校もあります。このような情報機器を使った授業の良し悪しは議論の余地があると思いますが、それはさておき、短期間でのITの進展には目を見張るものがあります。

 

橋下大阪市長はじめ安倍首相など政治家も多くがTwitterやFacebookを利用して情報発信していますが、その発言が論争の素となり、ブログ炎上などに繋がることもしばしばです。先日の復興庁参事官によるTwitterでの暴言問題は記憶に新しいところです。大人でもトラブルを起こすのですから、まだ未熟な高校生間でのトラブル続出は想定内のことです。

 

件の参事官のような政治的暴言は、高校生段階では「死ね」とか「ウザイ」「キモイ」などと言う常套句が乱れ飛び、相手の心を甚く傷つけることになります。

 

正直、本校においてもLineでのトラブルは時々発生します。生徒から教員への通報で発覚するのがほとんどですが、いかなる理由があろうとも、相手を誹謗中傷し名誉を著しく傷つけるような発言は、厳正に対処いたします。

 

校長室は常にオープンなので、生徒が相談に来ることもあり、その場合、２時間、３時間と校長室で話を聴くときもあります。雨降って地固まるように、双方の生徒への対応には細心の配慮をすることは言うまでもありません。

 

話を聴いて思うのは、ボタンの掛け違い、言葉足らずによる誤解などから感情が激してトラブルに至るケースが多いということです。自分の意思を正しく伝えることが出来ず、すぐ切れて激昂する傾向があります。当人に面と向かって言えないことを不特定多数に発信する行為は、数を頼みにする卑怯な行為だと思います。

 

自分の思いや意見をTwitterやLineで短い文章で伝えることは、結構難しく、言葉を選び文章構成を考えないと上手くゆきません。国語力と論理的思考が必要です。

 

また、顔を見ての話に比べると、どうしても全てを伝えきれないこともあり、読み手には、いわゆる行間を読むことも求められます。国語の授業で、小説など題材に、こういうことをもっと教えてほしいと思います。

 

国語や社会には、実生活に活かせる材料がいっぱい転がっているのに、教科書の中だけの話で終わってしまっているのはいかにももったいないと思います。

 

TwitterやLineやメールは、業務連絡には極めて有効なツールですが、複雑な問題については会ってじっくり話をすることに限ると思います。

 

本来は、人間がその便益のために使いこなすべき情報機器に、人間が振り回され罠にはまっています。機器の操作に気が取られ、相手の立場を思いやるという余裕を失っているからなのでしょうが、一番の原因は、言葉を大事にしていないことではないでしょうか。

2013.06.26

 

好文学園女子高等学校

http://www.koubun.ed.jp/blog/blog_487.html

 

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掲示板への投稿の意外な顛末

思わぬ展開にただただ驚愕

 

1週間前に投稿した掲示板がとんでもない展開を見せています。私にとってそういう事になるのは初めての経験です。まさに「炎上」です。その掲示板のトップページのかなりの部分を占領するほどに「議論」が沸騰しています。

 

そして、どういう事情によるものかわからないのですが、昨日から今日に掛けて４件の投稿が削除されています。熱くなって投稿したものの、冷静になって考えてみたらみっともなかったので削除したのか、それとも、議論することが馬鹿馬鹿しくなって削除したのか、さて……。

 

寄せられた投稿の中に次のようなものがありました。

 

あなたのブログの必要な部分は記録取ってあります。ブログを改変すると、余計にややこしくなりますよ。

 

「必要な部分」とはどこなのか、何をもって「必要」というのか、さっぱりわかりません。そこで「あなたが必要だと思っても、他の人はそう思わない場合だってあるのではないのですか」と聞いてみたい衝動に駆られましたが、それは断念しました。

 

これに対し「ブログを改変する意思など毛頭ありません。できることならば、記録した私のブログを拡散して頂きたいほどです」と返信したところ、

 

腐ったものを配布する意思はありません。

 

と返ってきました。まったく笑ってしまいます。果たしてどのようなプライドの持ち主なのかと思います。まったくもってそのプライドの高さには恐れ入ってしまいます。

 

さらに「ご指摘の点に関して少し時間をください。改めて返答します」と返したところ、「すべきことは簡単なことだと思いますが？　すぐできるはずです」と返ってきました。「そうできないのは、あなたがあくまでも己の無誤謬を言い募りたいからです」と、その理由を説明しています。さらに

 

目を覚ましたほうがいい。あなたにはそんな実力はない。中高生相手なら言い負かし放題だと思って、ここへ乗り込んでくるようではね。

 

迂闊なことに私は、その掲示板が中高生相手のものだとは知りませんでした。中高生が議論していると思えば「なるほど」という気もします。

 

この「炎上」に歯止めを掛けようと提言する人もいます。それは、スレ主（議論の発起人）にとってありがたい提言です。しばらく冷却期間を置いた後に総括しようと思います。

 

ネットにおける匿名発言の劣化　　

http://mondai-kaimei2011.blog.so-net.ne.jp/2012-06-11-1 

 

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